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- [ワン]会議プロセス編
「ミーティングパフェ」は、会議中だけでなく、「会議前の準備」や、「会議後の利用」など会議全般のプロセスをトータルにカバーする「会議支援システム」です。
導入メリットを、「会議前」「会議中」「会議後」の会議プロセス毎にご紹介します。
サーバに資料登録後、アプリケーションを起動するだけで完了 | 資料の準備 |
参加人数分の印刷・コピー、製本、運搬・配布などが必要 | ||
会議直前の提出でも対応可能 | 資料の締切 | 締切後、資料準備に十分な時間が必要 | ||
サーバに資料登録するだけで、即座に反映できる | 資料の差替え | 印刷、製本等を一からやり直す場合がある | ||
差替えが間に合わない可能性がある | ||||
カラーで鮮明な表示 | 資料の見やすさ・わかりやすさ | 図面、文字などの表示が不鮮明になってしまう場合がある | ||
拡大・縮小機能でズームアップが可能 | 用紙サイズの制約で、小さい文字や数字、細かい図面などが読みにくい場合がある | |||
アニメーションなど、電子ファイルならではの演出効果 | ||||
発表者のメモ書きが、参加者画面にも表示され内容を共有できる | 出席者の使い勝手 | 使い慣れた紙で資料を自在に利用できる | ||
発表者の説明箇所に連動して、手元で見やすく確認できる | 発表者のメモ書きを見て、各自が書き込む必要がある | |||
先読み・読み返し中でも、発表者の説明箇所を並行して確認できる | 会議進行連動 対 参加者の自由度 | 進行状況によっては、発表者が現在説明している箇所が判らなくなる場合がある | ||
先読み・読み返し後に、発表者の説明箇所へ即座に戻ることが可能 | ||||
資料登録時に「回収資料」と設定すれば自動的に回収 | 資料の回収 | 参加者から資料を回収し、回収部数の確認や破棄などの作業が必要 | ||
サーバで一元的に管理が可能 | 機密資料の取り扱い | 資料を持ち帰った全員が各自機密管理を行うことが必要 | ||
事務局(会議スタッフ)が設定した利用権限範囲内で自由に資料を閲覧・利用できる | 会議欠席者の資料利用 | 事務局から、直接紙資料を届けるか、改めてメールなどで送る必要がある | ||
会議中に書き込まれたメモもそのまま見ることができる |