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導入メリットワン・ツー・スリー ミーティングパフェの導入メリットを、様々な観点からご説明します。

  • [ワン]会議プロセス編
  • [ツー]関係者メリット編
  • [スリー]会議中の簡単操作編

「ミーティングパフェ」は、会議中だけでなく、「会議前の準備」や、「会議後の利用」など会議全般のプロセスをトータルにカバーする「会議支援システム」です。
導入メリットを、「会議前」「会議中」「会議後」の会議プロセス毎にご紹介します。

ミーティングパフェによるペーパーレス会議   紙資料による会議
会議前プロセス
○ サーバに資料登録後、アプリケーションを起動するだけで完了

資料の準備

× 参加人数分の印刷・コピー、製本、運搬・配布などが必要
○ 会議直前の提出でも対応可能 資料の締切 × 締切後、資料準備に十分な時間が必要
○ サーバに資料登録するだけで、即座に反映できる 資料の差替え × 印刷、製本等を一からやり直す場合がある
△ 差替えが間に合わない可能性がある
会議中プロセス
○ カラーで鮮明な表示 資料の見やすさ・わかりやすさ △ 図面、文字などの表示が不鮮明になってしまう場合がある
○ 拡大・縮小機能でズームアップが可能 △ 用紙サイズの制約で、小さい文字や数字、細かい図面などが読みにくい場合がある
○ アニメーションなど、電子ファイルならではの演出効果    
○ 発表者のメモ書きが、参加者画面にも表示され内容を共有できる 出席者の使い勝手 ◎ 使い慣れた紙で資料を自在に利用できる
○ 発表者の説明箇所に連動して、手元で見やすく確認できる △ 発表者のメモ書きを見て、各自が書き込む必要がある
○ 先読み・読み返し中でも、発表者の説明箇所を並行して確認できる 会議進行連動 対 参加者の自由度 △ 進行状況によっては、発表者が現在説明している箇所が判らなくなる場合がある
○ 先読み・読み返し後に、発表者の説明箇所へ即座に戻ることが可能
会議後プロセス
○ 資料登録時に「回収資料」と設定すれば自動的に回収 資料の回収 × 参加者から資料を回収し、回収部数の確認や破棄などの作業が必要
○ サーバで一元的に管理が可能 機密資料の取り扱い × 資料を持ち帰った全員が各自機密管理を行うことが必要
○ 事務局(会議スタッフ)が設定した利用権限範囲内で自由に資料を閲覧・利用できる 会議欠席者の資料利用 △ 事務局から、直接紙資料を届けるか、改めてメールなどで送る必要がある
○ 会議中に書き込まれたメモもそのまま見ることができる

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