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【DiscussCabinet】導入事例(京都府会様)

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京都府議会様 導入事例

システム更新を機会に、約7万件におよぶ
政務調査文書データのクラウド活用法を模索

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Discuss Cabinet 導入事例 京都府議会事務局 美王 孝文 氏
京都府議会事務局 調査課 調査係
主査 美王 孝文 氏


条例の立案や政策提言、京都府政のチェックを行う京都府議会は、府民のより良い生活のため、さまざまな課題解決に取り組んでいるが、時代とともに変化する社会情勢のなかで課題はますます複雑化しており、議会活動をサポートする議会事務局の役割も多様化している。京都府議会事務局では、迅速かつ的確な情報提供を目的として2004年から議会情報のICT化を図ってきた。システム導入後10年以上が経過し、その間に更に進んだIT社会に適応するため、システムの更新が行われた。今回、新たに導入されたNTT-ATの議会資料共有システム『DiscussCabinet』は、従来のシステムに比べてどのような改善効果をもたらしたのか。システム更新の担当者だった京都府議会事務局調査課の美王孝文氏に話を伺った。

高度化しつづけるITにどう対応するか

世界的に知られた古都、京都。その京都府議会では、議員への迅速かつ的確な情報提供や、政務調査活動、政策提言の支援を目的に、2004年度から政務調査情報検索システム(文書管理システム)を導入し、運用してきた。
文書の電子化によって、端末上から各種資料の検索や閲覧が可能になり、議員からも一定の評価を得ていたという。
そのシステム導入から10年以上が経過し、更新の時期を迎えたのを機に、新しいシステムの導入検討が始まったが、その検討に際して重視したポイントについて、運用担当者である京都府議会事務局の美王氏は、こう語る。
「最初の文書管理システムの導入は、当時としては画期的な出来事だったと思います。それまで議事録や各種資料など、すべてが紙ベースでしたので、目的の書類を探すのは大変な労力が必要でしたが、電子化してからは格段に探しやすくなったからです。しかし導入から10年が経過し、次第に使い勝手についての課題が明らかになってきました。特に、ここ数年で急激に普及したタブレット端末などに対応させてほしいとの声が多くなってきたのです。」
従前のシステムは、専用の端末だけにアクセスが制限されているシステムだったため、高度化しつづけるITにどのように対応するのかが大きな課題だった。

セキュリティの確保や運用のしやすさにも注目

また、その他にも重視しなくてはならなかったのが、セキュリティの確保だった。業務の性質上、不正アクセス対策も重要項目のひとつだが、高セキュリティという条件は、使いやすさと相反することになりかねない。それらの条件を両立する策として、システム側からアクセス制限が柔軟に設定できる上に、リアルタイムによるファームウェアアップデート※1で、常にセキュアな環境※2を確保できるクラウド型の採用を検討することにした。
「重要な情報を外部のサーバーに預けることについて懸念する意見もありましたが、近年は他の自治体でもクラウド型の採用が増えており、クラウドに対する信頼の意識が変わってきています。」
さらに、運用管理の簡略化が可能になることも、クラウド型を選んだ理由のひとつだ。
「従前のシステムは京都府議会用にカスタマイズしたシステムを、議会で調達したサーバーで運用していましたので、保守や運用の管理は業務委託だったため、少なからず負担になっていました。運用管理を簡略化できるクラウド型のメリットも期待したのです。」
このような背景から、クラウド型への移行を前提として、公募入札を実施した結果、スマートフォンやタブレット端末に対応し、各地自治体での導入実績も豊富な、クラウド型議会資料共有システム DiscussCabinetが選ばれた。

約7万件の文書データのスムーズな移行を可能にした協働作業

導入決定後、さっそくシステムの入れ替え作業へ取り掛かったが、最も難題だったのが、長年にわたって蓄積された約7万件の膨大な文書データの移行だった。元データは分類が不十分なものも多く、検索の際に手間取ることもあったため、これを機会にデータの正確な分類と体系付けを行いながらの移行作業が必要だった。
議会事務局では準備段階からその必要性を認識しており、移行作業の分担案を用意した。具体的には議会事務局でデータの仕分けと分類、データ投入後の確認を担当し、NTT-ATがデータ投入など実際の移行作業にあたった。
この作業分担は、議会事務局と、これまで多くの議会系システム構築の経験を持つNTT-ATの両者がノウハウを持ち寄り、どちらか一方に任せきりにするのではなく協働することで、作業の意味や目的、進め方に対する意識のズレをなくすことが目的だった。
結果として、約7万件にも及ぶ膨大なデータ移行は一ヶ月ほどで完了。従前のシステムでは深く階層分けされていたフォルダー形式も、浅い階層に作り変えることで、目的の資料にたどり着くまでの手間と時間が大幅に削減されたという。
「NTT-ATさんの担当者と綿密にやり取りしながら進めることができたので、作業のやり直しや修正も少なく、移行作業もスムーズにできました。また導入後も、操作に関する説明会や項目設定の修正など、手厚くサポートしてもらっています。」

京都府議会 調査情報検索システム
●京都府議会 調査情報検索システム 『DiscussCabinet』を採用した京都府議会の調査情報検索システムでは、文書の分類毎にキャビネットを作成し、その配下にフォルダーで細かな分類を実施。利便性を重視し、より少ないステップで目的のファイルに到達できる構成にしている。 また、文書検索では、特定のキャビネットや全てのキャビネットを対象にした全文検索で容易に探し出すことが可能なほか、タブレット端末でも操作しやすいようにレイアウトが工夫されている。

スマートデバイス対応と操作性の向上により、利用数も着実に増加

新システムに移行して半年余り経ったが、実際の使い勝手はどうだろうか。
「第一印象は、サクサク動作する反応の良さでしたが、文書データを探す際も資料の詳細内容まで一気にキーワード検索ができるようになったため、情報収集の効率が大幅にアップしたのではないかと思います。また、システム構築時に文書データの登録ルールを新たに設計し直してもらったことで、データの管理がシンプルになったことも、運用担当としては非常に有り難いです。」
議員の方からの評判はどうだろうか?
「お手元のパソコンやタブレット端末からシステムが使えるようになったことで、議員の方の利用が増えています。事務所や自宅の他、移動中や出張先でも議会資料を確認できるようになったことが、利用増につながっていると思います。」
また最近は、「(DiscussCabinetの)使い方を教えてほしい。」という問い合わせもあるという。
「しかしながら、まだまだ利用率は低いので、このシステムの特徴を生かして、もっと利用していただけるよう努力したいと思います。」と、今後のさらなる利用拡大に期待を寄せる。

より良いシステムへ発展させるためさらなる協働体制の充実へ

「政策提案や議会運営には、それに見合った質の高い情報を、的確かつ迅速に提供できることが、ますます求められています。そのためにも、議会運営の支援にDiscussCabinetをもっと積極的に活用できればと感じています。」と、今後の展望を語ってくれた。そして最後にNTT-ATに対する評価と、今後の要望について伺った。
「運用開始後も継続的にバージョンアップしていただき、適切にサポートしていただいています。今後もインターフェースやシステム改良の提案など、幅広い支援を期待しています。」

 

※1 ファームウェアアップデート:
パソコンやスマートフォンなどの電子機器を制御するためのソフトウェアをアップデート(更新)すること。
※2 セキュアな環境:
暗号化やウィルス防御ソフト、個人IDおよびパスワード管理などを用いて、外部から攻撃や侵入を受けても安全が保たれる状態。


お客様プロフィール

京都府議会
1879年(明治12年)に山本覚馬氏を初代議長に開設され、2015年10月現在、議長は第78代 植田喜裕議長。
議会事務局は、情報検索システムの運用ほかにも、政務調査支援や広聴広報、政策法務を担当する調査課をはじめ、総務課、議事課から構成されている。

所在地:京都市上京区下立売通新町西入
議員定数:60名
公式HP:http://www.pref.kyoto.jp/gikai/index.html

※ 本ページに記載されております製品、サービス名または固有名詞は、各社の商標または登録商標です。
※ 記事内容および所属・役職は、2015年10月時点のものです。

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